Si alguna vez ha tenido que actualizar varios campos a la vez en Microsoft Word, ya sabes que puede ser un fastidio. Debe abrir la ventana Buscar y reemplazar, seleccionar todos los campos que desea actualizar y hacer clic en Actualizar. Pero hay una forma más rápida de hacerlo.
¿Tienes problemas para actualizar todos los campos de tu documento Word? Si es así, no se preocupe. Puede actualizar todos los campos de Word con sólo unos clics.
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Tanto si necesita actualizar el contenido de un campo como formatearlo para que coincida con el resto del documento, estos trucos le ayudarán:
1. Utilizar una macro
Las macros pueden ayudarle a actualizar todos los campos de Word a la vez. Si no está familiarizado con las macros, consulte este artículo: Cómo utilizar macros en Microsoft Word.
Para editar una macro existente o crear una propia, vaya a Programador > Grabar macro. A continuación, seleccione el tipo de función que desea ejecutar y haga clic en Aceptar. Ya tienes una macro sencilla que puedes utilizar a partir de ahora.
También puede actualizar todos los campos de Word con la función FIND(). Esta macro le ayudará a actualizar varios campos a la vez. Utiliza un método sencillo para buscar y reemplazar campos.
Abre la pestaña Desarrollador de la cinta de opciones y haz clic en Visual Basic (o pulsa ALT+F11). En la ventana que aparece, haz clic en Insertar > Módulo. Copia y pega esta macro en el cuadro de texto: Sub Auto_Open() Document.Fields(«Date»).Update ActiveDocument.Fields.Update «Date2»:=Ahora ActiveDocument.Save End Sub Haz clic dentro del cuadro de texto, haz clic en Archivo > Cerrar y volver (o pulsa ALT+Q) para cerrar la ventana. Ahora, cuando abras Word, la macro se ejecutará automáticamente y actualizará todos tus campos.
2. Actualice todos los campos con la ventana Búsqueda avanzada
Este método funcionará para la mayoría de los usuarios que deseen actualizar todos los campos de Word. Requiere un poco más de tiempo de preparación, pero sigue siendo bastante fácil:
Abra el cuadro Buscar y reemplazar yendo a Edición > Reemplazar o pulsando CTRL+H. En la ventana Buscar y reemplazar, haga clic en Más >>. Aparecerá la lista completa de opciones de búsqueda. En esta lista, seleccione «Campo». A continuación, haga clic dentro del campo «Buscar qué» y seleccione todos los campos que desee actualizar (si no realiza este paso, sólo se actualizará un campo). Haz clic en Aceptar y los cambios se aplicarán en un abrir y cerrar de ojos.
3. Edite manualmente el archivo ListTemplate
Este método sólo debe ser utilizado por usuarios avanzados que estén familiarizados con las plantillas de Microsoft Word. El primer paso es encontrar la carpeta que contiene los archivos de plantilla de su lista (.dotx, .dotm). A continuación, vaya a cada archivo y copie todo el texto que contiene (incluido cualquier texto fuera de los campos), péguelo en un documento nuevo, guárdelo en formato .rtf y sustituya todas las apariciones de «campo» por «.1». Esto actualizará todos los marcadores de posición de su plantilla de lista a la vez.
4. Utilice Buscar y reemplazar para actualizar rápidamente todos los campos de cada sección.
Para utilizar este truco, debe tener habilitadas las secciones divididas en su documento (Inicio > Párrafos > Párrafos de ruptura > Insertar ruptura). Una vez hecho esto, sigue estos pasos:
Abra la ventana Buscar y reemplazar yendo a Edición > Buscar o pulsando CTRL+F. Haz clic en la pestaña «Más» en la parte superior de la ventana. Marque «Selección» en el primer menú desplegable. Ahora haz clic dentro del campo «Buscar qué» y pulsa CTRL+A para seleccionar todos los campos del documento. Ahora puede editar cualquier campo según sea necesario o aplicar cambios de formato con facilidad.
5. Expandir marcadores de posición de plantillas utilizando Quick Parts
Este consejo funcionará mejor si está utilizando muchas plantillas diferentes a lo largo de su documento de Word (es decir, encabezados y pies de página). Para utilizar este truco, asegúrese de que tiene activado el panel «Partes rápidas» (Inicio > Estilos > Gestionar estilos o ALT+CTRL+SHIFT+S). Esto le permite guardar marcadores de posición utilizando la plantilla elegida como preajuste.
Por ejemplo, si utilizas mayúsculas en todo el documento y quieres que todas se actualicen a la vez, sólo tienes que crear un nuevo estilo de mayúsculas (Inicio > Estilos > Guardar selección como parte rápida) y darle un nombre. Después de eso, cada vez que desee utilizar este marcador de posición, haga clic en el cuadro de diálogo Fuente, elija la Parte rápida recién creada en el menú Preconfiguración de la esquina inferior derecha de la ventana, seleccione Caperuza uno, haga clic en Modificar, cambie lo que sea necesario y haga clic en Aceptar.
6. Utilice el comando Dividir celda para actualizar varios campos
Este es otro truco sencillo, pero puede ser útil si quieres hacer algunas ediciones rápidas sin salir de Word. Para utilizarla, seleccione primero la celda que desea actualizar y elija Insertar > Texto > Dividir celda. Esto colocará el cursor entre los valores de esa celda. Ahora puedes editar ambos valores como necesites y pulsar ENTER o ALT+SHIFT+ENTER (dependiendo de la versión de Word que estés usando) para actualizar toda la celda.
7. Rellenar rápidamente un campo con Autocompletar
Si desea actualizar campos automáticamente, puede hacerlo con ayuda de esta función integrada en Microsoft Word. Sólo tienes que crear un nuevo campo de autocompletar y empezar a escribir el texto: Word rellenará automáticamente el resto por ti. Por ejemplo, puede crear una lista de autocompletar que rellene automáticamente su dirección de correo electrónico.
8. Utilice Campos Divididos para actualizar un campo a partir de otro
Esta es otra función útil para los usuarios avanzados que desean realizar actualizaciones rápidas sin salir de Word. Para utilizarlo, sigue estos pasos:
– Abra la ventana Buscar y reemplazar yendo a Edición > Buscar o pulsando CTRL+F.
– Haz clic en la pestaña «Más» de la parte superior de la ventana. Marque «Selección» en el primer menú desplegable. Ahora haz clic dentro del campo «Buscar qué» y pulsa CTRL+A para seleccionar todos los campos del documento.
– Debería ver una larga lista de todos sus campos. Copiar toda la lista (CTRL+A, CTRL+C).
– Abre un nuevo documento en Word y pega allí la lista (CTRL+V).
– Repase cada línea y elimine todo lo que llegue hasta el primer signo ‘=’. Esto le dejará con un único marcador de posición «campo» en cada línea.
– Por último, vuelva al documento original y sustituya todos los marcadores de posición «campo» por la lista completa de campos que copió anteriormente.
Conclusión
Actualizar todos los campos de Word puede ser un engorro, pero es muy posible. Puede utilizar estos sencillos consejos para actualizar todos los campos de los documentos Word con sólo unos clics. Tanto si vas a actualizar una dirección como un número de teléfono o una dirección de correo electrónico de varios contactos, existen algunos trucos que permiten hacerlo de forma rápida y sencilla.
